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Titel
Text copied to clipboard!Terminplaner
Beschreibung
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Wir suchen einen engagierten Terminplaner, der für die effiziente Organisation und Verwaltung von Terminen in unserem Unternehmen verantwortlich ist. Als Terminplaner spielen Sie eine entscheidende Rolle bei der Koordination von Meetings, Veranstaltungen und anderen zeitgebundenen Aktivitäten, um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen. Ihre Hauptaufgabe besteht darin, Zeitpläne zu erstellen, zu überwachen und anzupassen, um die Produktivität und Effizienz des Teams zu maximieren. Sie arbeiten eng mit verschiedenen Abteilungen zusammen, um sicherzustellen, dass alle Termine optimal geplant sind und keine Überschneidungen auftreten. Darüber hinaus sind Sie für die Kommunikation mit internen und externen Partnern zuständig, um Terminänderungen oder -bestätigungen zu koordinieren. Ein guter Terminplaner verfügt über ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten, ein hohes Maß an Genauigkeit und die Fähigkeit, unter Druck Prioritäten zu setzen. Sie sollten auch in der Lage sein, verschiedene Kalender- und Planungstools effektiv zu nutzen und flexibel auf kurzfristige Änderungen zu reagieren. Ihre Arbeit trägt maßgeblich dazu bei, dass Projekte termingerecht abgeschlossen werden und das Unternehmen seine Ziele erreicht. Wenn Sie gerne strukturiert arbeiten, kommunikativ sind und Freude an der Organisation haben, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung als Terminplaner in unserem Team.
Verantwortlichkeiten
Text copied to clipboard!- Erstellung und Verwaltung von Terminkalendern für Mitarbeiter und Führungskräfte
- Koordination und Planung von Meetings, Konferenzen und Veranstaltungen
- Kommunikation mit internen Abteilungen und externen Partnern zur Terminabstimmung
- Überwachung von Terminen und rechtzeitige Erinnerung an Beteiligte
- Anpassung von Zeitplänen bei kurzfristigen Änderungen oder Konflikten
- Dokumentation und Nachverfolgung von Terminen und relevanten Informationen
- Unterstützung bei der Planung von Geschäftsreisen und Ressourcen
- Sicherstellung der Einhaltung von Fristen und Zeitvorgaben
- Optimierung von Planungsprozessen und Nutzung von Planungstools
- Berichterstattung über Terminpläne an das Management
Anforderungen
Text copied to clipboard!- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Erfahrung in der Terminplanung oder Büroorganisation
- Sehr gute organisatorische und kommunikative Fähigkeiten
- Sicherer Umgang mit MS Office und Kalender-Software
- Hohe Zuverlässigkeit und Genauigkeit
- Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und flexibel zu reagieren
- Teamfähigkeit und serviceorientiertes Denken
- Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen
- Eigeninitiative und proaktives Arbeiten
Potenzielle Interviewfragen
Text copied to clipboard!- Welche Erfahrungen haben Sie in der Terminplanung?
- Wie gehen Sie mit kurzfristigen Terminänderungen um?
- Welche Planungstools oder Software haben Sie bereits genutzt?
- Wie organisieren Sie Ihre tägliche Arbeit, um effizient zu bleiben?
- Wie kommunizieren Sie mit verschiedenen Abteilungen zur Terminabstimmung?
- Wie stellen Sie sicher, dass keine Termine übersehen werden?
- Beschreiben Sie eine Situation, in der Sie mehrere Termine koordinieren mussten.
- Wie gehen Sie mit Stress und Zeitdruck um?
- Welche Maßnahmen ergreifen Sie, um die Planung zu optimieren?
- Wie wichtig ist Ihnen Teamarbeit bei der Terminplanung?
